Mit WELCOME professionalisieren Sie Ihre Abläufe am Empfang. 

Durch das Digitale Gästebuch behalten Sie jederzeit den Überblick wer sich in Ihrem Unternehmen befindet. Ihre Gäste erhalten einen Besucherausweis und Ihre Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift bereitgestellt.

WELCOME BESUCHERMANAGEMENT

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Das sagen unsere zufriedenen Kunden

“Mit WELCOME begrüßen wir bereits im Eingangsbereich auf dem WELCOME Screen persönlich jeden Besucher. Wir haben jederzeit einen Überblick über die anstehenden Termine mit unseren Kunden und Bewerbern. Unsere Gäste erhalten eine professionelle Terminbestätigung mit Anfahrtsbeschreibung und Parkplatzreservierung.”

“Als Experten für Telefonie mit Skype for Business unterliegen wir in unseren Rechenzentren erhöhten Datenschutzauflagen. Mit dem Besuchermanagement Welcome der sanss GmbH konnten wir unsere Gästeliste durch einen modernen digitalen Besucherprozess ersetzen. Dadurch haben wir mehr Transparenz über die Besuche und die unterzeichneten Geheimhaltungserklärungen mit Gültigkeitsdatum. Bei unseren Besuchern hinterlassen wir einen professionellen Eindruck.”

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Die optimale Cloud-Software für Ihre Gästeverwaltung

Mit einem freundlichem Empfang, personalisierten Besucherausweisen und Features wie automatischem Versand von Anfahrtsbeschreibungen erzeugen Sie bei Ihren Besuchern einen positiven und professionellen Eindruck.

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Terminbestätigung

Senden Sie automatische Terminbestätigungen an Ihre Besucher. WELCOME benachrichtigt Ihr Team wenn Ihr Gast ankommt.

Terminbestätigung

Begrüßungsbildschirm

Begrüßen Sie Ihre Besucher auch auf einem Bildschirm und geben Sie weitere Informationen wie Gebäude, Raum, etc. 

Begrüßungsbildschirm

Besucherausweis

Auf Knopfdruck erstellen Sie besucherindividuelle Ausweise entsprechend Ihren Anforderungen und Corporate Identity. 

Besucherausweis

Firmenrichtlinien

Stellen Sie Ihren Besuchern Ihre Firmenrichtlinien und Sicherheitsvereinbarungen  digital zur Unterschrift bereit. 

Firmenrichtlinien
Firmenrichtlinien
Veranstaltungen
Technoservice Personal-Dienstleistungen

Der einfache und professionelle Weg Besucher zu empfangen

Firmenrichtlinien
Benachrichtigung
Besucherübersicht
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Digitalisieren Sie Ihren Empfang!
Software Auswahlkriterien

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Whitepaper Firmensicherheit!

Durch Besuchermanagement die Sicherheit im Unternehmen verbessern!

Check-In Terminal
sanss Besuchermanagement

WELCOME von EnterSmart

Besuchermanagement
Besucherliste
Besucherliste
Outlook Add-In
Begrüßungsbildschirm
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Überzeugen Sie sich von den Funktionen und der einfachen Bedienung!

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HARDWARE EMFEHLUNGEN

Begrüßen Sie Ihre Gäste mit einem “Herzlich Willkommen”. Geben Sie hier Ihren Besuchern weitere Informationen wie z.B. Gebäude oder Besprechnungsraum.

Den Begrüßungsbildschirm passen Sie einfach über den integrierten Editor Ihren Anforderungen und Ihrer CI entsprechend an.

Standard Smart TV als Begrüßungsbildschirm

Digitale Meetingraum Schilder

Eigenes Firmenlayout

Persönliche Begrüßung mit Firmenlogo

Individueller Begrüßungstext


"Definieren Sie Ihre Begrüßungsbildschirme und geben Sie Ihren Besuchern zusätzliche Informationen."

Check
Check
Check
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Begrüßung

EMPFANG

Begrüßungsbildschirm Screen
Begrüßungsbildschirm

Durch die Terminbestätigung stellen Sie Ihren Besuchern alle relevanten Informationen übersichtlich zur Verfügung.

Eine Anfahrtsbeschreibung erleichtert Ihren Besuchern die Anreise. So erscheinen ihre Besucher pünktlich zum Termin.

Eigenes Firmenlayout im Einladungsmail

Einladungsmail mit allen Informationen

Anfahrtsbeschreibung mit Maps Integration

Sicherheitsvereinbarung im Anhang

Benachrichtigung beim Eintreffen des Besuchers

pkpass Ticket zum Abspeichern in Wallet App


"Senden Sie Ihren Besuchern eine automatische Terminbestätigung und erhalten Sie eine Benachrichtigung beim Eintreffen Ihres Besuchers."

Firmenlayout
Einladungsmail
Anfahrtsbeschreibung
Sicherheitsvereinbarung
Benachrichtigung
WELCOME pkpass

Benachrichtigung

TERMINBESTÄTIGUNG

TERMIN-BESTÄTIGUNG

Besuch eingetroffen mobil
Einladungsmail

Auf Knopfdruck erstellen Sie besucherindividuelle Ausweise entsprechend Ihren Anforderungen und Corporate Identity.

Über den effizienten CheckIn/CheckOut Prozess registrieren Sie Ihre Besucher mit einem Klick. Auch für Dauerbesucher steht eine optimale Lösung zur Verfügung.

Automatischer Ausdruck beim Einchecken

Eigenes Firmenlayout mit Logo und Bild

Ausweise für Dauerbesucher

Ausweisdrucker für Papier (S/W und Farbe)

Ausweisdrucker für Plastikkarte (300 mal beschreibbar)

Bild des Besucher auf dem Ausweis


Automatischer Ausweisdruck
Firmenlayout
Dauerbesucher
Ausweisdrucker Papier
Ausweisdrucker Plastikkarte
Besucherausweis mit Bild

Besucher registrieren

BESUCHERAUSWEIS

"Erstellen Sie beliebig verschiedene Besucherausweise nach Ihrem CI und Ihren Anforderungen."

Legen Sie individuelle Felder nach Ihren Bedürfnissen an und passen Sie WELCOME Ihren Anforderungen an.

Benutzerdefinierte Felder können in der Besucherübersicht angezeigt werden. Konfigurieren Sie benutzerdefinierte Felder als "Platzhalter" und zeigen es auch im Willkommensbildschirm an.

Frei definierbare Felder.

Anzeige von Ressourcen aus Outlook.

Auswahlfelder für z.B. Catering, Parkplatz, etc.

Feldtypen:
- Textfelder - Ein- und Mehrzeilig
- Ganzzahl
- Dezimalzahl
- Listfelder - zur Auswahl von Werten.



"Individualiseren Sie WELCOME mit Ihren eigenen benutzerdefinierten Feldern."

Frei definierbare Felder
Anzeige von Ressourcen
Auswahlfelder
Check

Individualisierung

INDIVIDUELLE FELDER

Durch den Self Check-In kann Ihr Gast sich selbst anmelden oder seine Daten im Empfangsbereich selbst erfassen und sich registrieren.

Ihr Gast erhält automatisch einen Besucherausweis und Ihre Firmenrichtlinien digital zur Unterschrift bereitgestellt.  

Besucher können sich selbst einchecken.

Nicht angemeldete Besucher können sich selbständig registrieren.

Firmenrichtlinien werden digital zur Unterschrift bereitsgestellt.

Benutzerführung beim Check-In

Verschiedene Besucherkategorien wie Besucher, Lieferant, etc. konfigurierbar.


"Mit dem Self Check-In können Besucher Ihre Daten selbst erfassen, einen Besucherauswies drucken und die Vereinbarungen unterschreiben.“

Selbst einchecken
Selbstregistrierung
Firmenrichtlinien
Benutzerführung
Besucherkategorien

Benutzeranmeldung

SELF CHECK-IN

Individuelle Felder
Self Check-In

Lassen Sie Vereinbarungen digital unterzeichnen. Der Besucher erhält das von ihm unterschriebene Dokument automatisch per Mail gesendet.

Frei definierbare Dokumente.

Je Besucherkategorie Standard-Vereinbarungen defnierbar.

Je Termin frei wählbare Vereinbarungen.

Vereinbarungen können vor dem Besuch online durch den Besucher unterzeichnet werden.

Gültigkeit der unterzeichneten Dokumente je Besucher

Verwalten von Sanktionslisten

"Stellen Sie Besuchern Ihre Firmenrichtlinen vor dem Termin online zur Unterschrift zur Vefügung."

Frei definierbare Dokumente
Standard-Vereinbarung
Frei wählbare Vereinbarung
Vereinbarung Online unterzeichnen
Gültigkeit der Dokumente
Sanktionslisten

Vereinbarungen

FIRMENRICHTLINIEN

Versenden Sie Einladungen und empfangen Sie die Gäste Ihres Events schnell und professionell. Der zugeordnete Mitarbeiter wird automatisch über das Eintreffen informiert.

Behalten Sie jederzeit den Überblick über geladene, erwartete und anwesende Besucher. Das ermöglicht Ihnen eine zielgerichtete Nachbearbeitung Ihres Events.

Importieren von Besucherlisten für die Einladung vieler Besucher. 

Automatische Benachrichtigung des zugeordneten Mitarbeiters.

Überblick über anwesende, erwartete Besucher.

Wallet Ticket für iPhone und Android.

Check-In mit QR-Code Scanner 


Importieren von Besucherlisten
Automatische Benachrichtigung
Überblick über Besucher
Wallet Ticket
Check-In

Besucher registrieren

VERANSTALTUNGEN

"Mit dem Check-In können die Eventteilnehmer vor Ort nach Ihrer Registrierung suchen, Änderungen an ihren Daten vornehmen und Ihren Ausweis selbst ausdrucken."

Durch die Raumbuchungsübersicht sehen Ihre Mitarbeiter und Ihre Besucher alle relevanten Konferenzräume mit Belegungs- und Themenanzeige auf einen Blick.

Hinterlassen Sie bei Ihren Besuchern einen professionellen Eindruck und vereinfachen für Ihr Personal die Bestückung des Raumes mit Catering und Technik.

Buchungsinformation zum Termin an den Besprechnungsräumen.

Beleibige Raumanzeigen konfigurierbar.

Anzeige der individuellen Raumbelegung.


"WELCOME zeigt Ihnen automatisch auf der Raumanzeige die Buchungsinformationen des Termins an. Konfigurieren Sie mit WELCOME beliebig viele Raumanzeigen."

Besprechungsübersicht
Beliebige Raumanzeige
Anzeige Raumbelegung

Raumanzeige

RAUMÜBERSICHT

Entlasten Sie Ihr Empfangspersonal durch die Integration von QR-Lesern, Check-In Terminals und Zugangssteuerung. Empfangen Sie Besucher auch bei einem unbesetzten Empfang.

Die Automatisierung führt zu besonders effizienten Abläufen und einer Echtzeitkontrolle für Ihr Geländemanagement. WELCOME stellt somit eine ganzheitliche Lösung dar, die Ihr Firmengelände gegen unberechtigten Zutritt sichert.

Besucher empfangen ohne Personal.

Check-In mit automatischem Ausweisdruck.

Benachrichtigung beim Einchecken des Besuchers.

Check-In Terminal in Ihrem CI.

Manipulationssicher durch Kiosk-Software.

Dokumente unterzeichnen.


Besucher empfangen
Ausweisdruck
Benachrichtigung
Check-In Terminal in Ihrem CI
Manipulationssicher
Dokumente unterzeichnen

Besucher registrieren

UNBESETZTER EMPFANG

"Empfangen Sie Besucher auch ohne Personal."

Vereinfachen Sie die Erstellung von Zugangscodes für Ihr Gäste WLAN. WELCOME erhält von Ihrem Gäste WLAN-System beim Einchecken automatisch die Zugangsinformationen.

Zugangsinformationen werden auf dem Besucherausweis mit angedruckt. Dadurch hat Ihr Besucher die Informationen jederzeit zur Verfügung.
Ihre IT Organisation wird dadurch wirkungsvoll entlastet.

Automatische Erstellung von WLAN-Zugangscodes

Ausdruck der Informationen auf dem Besucherausweis

Integration Ihres WLAN-Systems

Einfaches Handling durch das Empfangspersonal.

Entlastung Ihrer IT-Organisation


Automatische Erstellung
Ausdruck auf Ausweis
Integration
Einfaches Handling
Entlastung

 WLAN Voucher

WLAN ZUGANGSCODE

"Generieren Sie mit WELCOME WLAN-Zugangscodes direkt am Empfang. Drucken Sie diese auf dem Ausweis oder dem Zusatzdokument aus."

Für den sicheren und kontrollierten Zugang zu Ihren Gebäuden oder dem Firmengelände, kann WELCOME Besucherdaten mit verschiedenen technischen Installationen austauschen.

Von Ihnen autorisierte Besucher können selbstständig eine Vereinzelungsanlage, eine Torsteuerung  oder Schrankensteuerung über einen QR-Leser bedienen. 

Anbindung Vereinzelungsanlage.

Schrankensteuerung.

Torsteuerung für LKW.

Transparente Übersicht der LKW Situation auf dem Gelände.


"WELCOME bietet Ihrem zuständigen Personal einen Echtzeitüberblick über die Besucherströme."

Vereienzelungsanlage
Schrankensteuerung
Torsteuerung
LKW Übersicht

Autorisierte Besucher

ZUGANGSSTEUERUNG

ZUGANGS-STEUERUNG

Erfassen Sie Ihre Besucher im digitalen Besucherbuch und behalten Sie den Überblick, welche Besucher erwartet werden und wer sich bereits in Ihrem Unternehmen befindet.

Behalten Sie den Überblick und erhöhen Sie die Transparenz mit der Besucherübersicht.

Übersicht über alle anwesenden und
erwarteten Besucher.

Schnelle Erfassung von Besucher-
und Termindaten. 

DSGVO Einwilligung und Löschfristen.

Schneller Check-In mit automatischem
Ausweisdruck.

Begrüßung auf Besucher- oder 
Meetingraum Bildschirm.

Verwalten von Dauerbesuchern 

Feuerwehrliste für Evakuierung.

"Durch das digitale Besucherbuch erfüllen Sie die die Anforderungen an die DSGVO."

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Besucherliste

BESUCHERBUCH

Besucherbuch Übersicht
Besucherbuch

Erfassen Sie mit dem Outlook Add-In für WELCOME Ihre Besucher in Ihrer gewohnten Outlook Umgebung und automatisch auch im WELCOME Besuchermanagement. 

Wählen Sie die Willkommensbildschirme, persönliche Begrüßungsnachricht, den Besucherausweis und die zu unterzeichnenden Firmenrichtlinien für den Besucher aus.  

Termine in Outlook erstellen und automatisch in WELCOME anlegen.

Der Empfang hat im Portal den Überblick über eingeladene Besucher.

Zentrale Add-In Verteilung über Exchange.

Auswahl relevanter Optionen direkt in Outlook.

Minimaler Schulungsaufwand durch Outlook Oberfläche

Outlook-Terminänderungen werden in Welcome Termin übernommen

"Die externen Teilnehmer, Betreff, Termindaten und Besprechungsraum werden erkannt und in Welcome übernommen."

Überblick über Besucher
Optionen
Termin erstellen
Zentrale Verteilung
Geringer Schlungsaufwand
Terminänderung

Integration

OUTLOOK ADD-IN

Outlook Add-In

In der Mandantenübersicht verwalten Sie ihre Empfangsbereiche und steuern die entsprechenden Begrüßungsbildschirme. Nutzen Sie die Sprache des Mandantenstandorts.

Bringen Sie den Besucher zum richtigen Empfang und steuern Sie Ausweisdrucker nach Ihren Anforderungen. Erweitern Sie WELCOME um die Sprache Ihrer Standorte und Besucher.

"WELCOME ist in 19 Sprachen verfügbar."

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Mehrere Standorte

MANDANTEN / SPRACHEN

Transparent

Behalten Sie durch die Besucherhistorie den Überblick über Ihre Besucher.

Transparent

Besucherausweise

Erstellen Sie Besucherausweise und verwalten Sie Dauerbesucher.

Besucherausweise

Zutrittskontrolle

Kontrollieren Sie den Zutritt Ihrer Besucher durch die Hausverbotsliste und Sanktionslisten.

Zutrittskontrolle

DSGVO konform

Erfüllen Sie die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung mit dem digitalen Besucherbuch.

DSGVO konform

Benachrichtigungen

Automatische Benachrichtigung beim Eintreffen der Besucher durch einstellbare Workflows.

Benachrichtigungen

Berichte

Komfortable Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen Ihnen individuelle Auswertungen – auch in Excel.

Berichte

Die digitale Lösung für Ihr Besuchermanagement

Ihre Mehrwerte durch WELCOME  - digitales Besuchermanagement aus der Cloud, sofort einsatzbereit.

Zugangssteuerung
Raumbuchungsübersicht
Besucherausweis mit Zugangscode
Besucherausweis

Bulgarisch

Chinesisch

Dänisch

Deutsch

Englisch

Französisch

Holländisch

Italienisch

Kroatisch

Litauisch

Polnisch

Rumänisch

Russisch

Schwedisch

Serbisch

Slowakisch

Spanisch

Tschechisch

Ungarisch

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WELCOME Sprachen
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Besucherbuch

Behalten Sie den Überblick über erwartete, anwesende oder abgereiste Besucher. Checken Sie Besucher mit einem Klick ein- und aus.

Besucherbuch
Cloud Software
sanss Besuchermanagement aus der Cloud

BESUCHER-AUSWEIS

FIRMEN-RICHTLINIEN

VERANSTALTUNG

WLAN-ZUGANGSCODE

Hinterlegen Sie bei Ihren Besuchern individuelle Dokumente wie Sicherheitsunterweisungen, Geheimhaltungsvereinbarungen und Firmenrichtlinien.

Besuchermanagement mit WELCOME